Wenn Familien die Ambulatorien der VKKJ betreten, suchen sie Hilfe – und finden zuerst eine stützende Hand. Medizinische Verwaltungsassistentinnen sind weit mehr als „Aktenordnerinnen“: Als Leuchtturmwärterinnen geben sie Orientierung im stürmischen Alltag und bauen Brücken zwischen Bürokratie und Menschlichkeit. Claudia Wadsack, medizinische Verwaltungsassistentin im Ambulatorium Amstetten, berichtet über die vielfältigen Aufgaben dieser wichtigen Koordinierungsstelle – und zeigt auf, wo Verwaltung ein Herz bekommt.
Wenn Eltern sich an das Ambulatorium Amstetten der VKKJ wenden, tun sie dies meist mit dem Wunsch nach einer entwicklungsneurologischen oder kinderfachärztlichen Abklärung – oder der Bitte um eine konkrete Therapie. Die erste Person, mit der sie sprechen, ist jedoch weder Ärzt*innoch Therapeut*in, sondern eine medizinische Verwaltungsassistentin.
Ich stelle mir unser Ambulatorium gern als Leuchtturm vor, der Familien einen Orientierungspunkt in einem oft stürmischen Alltag bietet. Die medizinischen Verwaltungsassistentinnen sind in diesem Bild die Leuchtturmwärterinnen: Durch unsere verlässliche Präsenz sorgen wir dafür, dass das Leuchtfeuer niemals erlischt. Denn fällt einmal eine ganze Berufsgruppe krankheitsbedingt aus, ist das zwar unangenehm, aber noch zu bewältigen. Ohne die Besetzung des Büros hingegen könnte das Ambulatorium nicht einmal aufgesperrt werden. Was nach unterstützender Tätigkeit klingt, geht weit darüber hinaus: Durch unsere Arbeit ermöglichen wir den Betrieb.
Aus dem Alltag der Leuchtturmwärterinnen
Im Ambulatorium Amstetten besteht die Berufsgruppe der medizinischen Verwaltungsassistentinnen aus vier Personen. Wir arbeiten an der Schnittstelle zwischen zwei Welten: der hochspezialisierten Arbeit der Ärzt*innen und Therapeut*innen und der emotionalen Realität der Familien. Wir sorgen dafür, dass hier alle Fäden ohne Verknotungen zusammenlaufen, damit das medizinische Team sich auf die Diagnostik und Therapie konzentrieren kann und die Eltern sich im „Dschungel“ der Abläufe nicht allein gelassen fühlen. Unser Tätigkeitsbereich ist vielseitig und bildet das Fundament für den reibungslosen Ablauf aller medizinischen und therapeutischen Prozesse an unserem Standort. Viele unserer Aufgaben finden dabei „unsichtbar“ statt und fallen erst auf, wenn sie nicht erfüllt werden. Zum Beispiel, wenn uns ein Personalengpass den Wind aus den Segeln nimmt.
Für unsere Ärzt*innen und Therapeut*innen:
Wir koordinieren komplexe Abläufe, strukturieren die Kommunikation und stellen sicher, dass Informationen dort landen, wo sie benötigt werden. Unter anderem kümmern wir uns um die Terminorganisation der Ärzt*innen, Absagen im Krankheitsfall, den Empfang von Patient*innen und ihrer Familien, die Bearbeitung von Urlaubs-, Zeitausgleichs- und Dienstverhinderungsansuchen, Krankenständen, Pflegefreistellungen, Arztbesuchen und Fortbildungsanträgen, die Bestellung von Therapie- und Büromaterialien sowie Fachliteratur, die Koordination von Wartungen und Reparaturen, die Anmeldung und Abrechnung von Dolmetscher*innen und die Abrechnung mit den Krankenkassen sowie dem Land Nieder- und Oberösterreich.
Zudem sind wir oft die ersten Ansprechpartnerinnen bei Computer-, Drucker- und Telefonproblemen und tragen als Sicherheitsvertrauenspersonen und Brandschutzbeauftragte zur Sicherheit in unserem Haus bei. Wir versuchen jederzeit, für die großen und kleinen Anliegen da zu sein und bei allen organisatorischen Herausforderungen des Berufsalltags die Empathie nicht außen vor zu lassen.
Für unsere Patient*innen und deren Familien:
Gerade weil unsere Patient*innen Kinder sind, ist der Erstkontakt für viele Familien mit Unsicherheiten verbunden. Hier ist unsere Aufgabe vor allem, eine Brücke zu bauen und die Bezugspersonen der Kinder dort abzuholen, wo sie in dem Moment stehen. Als medizinische Verwaltungsassistentinnen sind wir nämlich mehr als nur die Ordnerinnen von Akten und Hüterinnen des Telefons. Wir sind die erste Stimme, die die Eltern hören und das erste Gesicht, das sie und ihre Kinder sehen, wenn sie zu uns kommen. Manchmal haben sie weder e-card noch Mutter-Kind-Pass oder Vorbefunde mit, aber laden einen schweren Rucksack mit Fragen, Sorgen und Zukunftsängsten bei uns ab.
Viele Familien haben zu diesem Zeitpunkt schon einen langen Weg voller Diagnosen und Therapien hinter sich und brauchen eigentlich nicht den Termin zur Erstvorstellung am dringendsten, sondern jemanden, der geduldig zuhört und ihnen die Formalitäten erklärt. Dann ist unsere Aufgabe keine reine Verwaltungstätigkeit – wir werden vielmehr zu Übersetzerinnen zwischen administrativen Notwendigkeiten und dem Bedürfnis nach Betreuung.
Wir bemühen uns, dass Organisation und Menschlichkeit immer Hand in Hand gehen. Eine strukturierte Terminvergabe, klare Informationen und ein wertschätzender Umgang können wesentlich dazu beitragen, Orientierung und Vertrauen zu schaffen. Im Rahmen unserer Arbeit ist es daher wichtig, den Patient*innen und ihren Bezugspersonen mit Verständnis und Geduld zu begegnen und sie bestmöglich durch die Abläufe zu begleiten.
Herausforderungen im Rückblick: Die „Untiefen“ des letzten Jahres
Trotz voller Fahrt im Normalbetrieb galt es für unser Team im Jahr 2025, einige unerwartete Hindernisse sicher zu umschiffen.
Infrastruktur und Technik:
- Organisation und Abwicklung von zwei massiven Wasserschäden
- Koordination der Garten-Neugestaltung und des Spielplatzbaus
- Umstellung auf das neue Verwaltungsprogramm (ABV) im laufenden Betrieb
Personal und Teamdynamik:
- Begleitung von personellen Veränderungen (Nachbesetzungen, Karenz)
- Intensive Einschulung neuer Kolleginnen in unser komplexes Aufgabengebiet
- Administrative Unterstützung der stellvertretenden ärztlichen Leitung während einer längeren Abwesenheit der ärztlichen Leiterin
Unser Resümee:
Dank stabiler Verwaltungsstrukturen und echtem Teamgeist sind wir nicht auf Grund gelaufen, sondern gestärkt aus diesen stürmischen Zeiten hervorgegangen. Auch wenn viele administrative Tätigkeiten im Hintergrund stattfinden, leisten sie einen wesentlichen Beitrag zum Gesamtangebot unseres Ambulatoriums.
Angekommen: Genau da, wo ich sein möchte
Rückblickend haben wahrscheinlich gerade die Irr- und Umwege mein Wesen und meinen beruflichen Zugang geprägt und mich schließlich dorthin geführt, wo ich heute mit Überzeugung arbeite. Ich bin motiviert, ich bin angekommen und ich brenne für das, was ich hier tue. Die Kombination aus organisatorischer Verantwortung und direktem Kontakt mit unseren Patient*innen und ihren Familien macht meine Tätigkeit ebenso abwechslungsreich wie sinnstiftend.
Ich bin davon überzeugt, dass unsere größte Herausforderung im Ambulatorium Amstetten gleichzeitig unsere größte Stärke darstellt: die Interdisziplinarität. Unsere Arbeit ist geprägt von unterschiedlichen Blickwinkeln und geteilten Werten, die die Kinder, die wir betreuen, in den Mittelpunkt stellen. Die Wertschätzung aller Berufsgruppen, die Bereitschaft, als Team zusammenzuarbeiten und anderen Menschen mit Empathie zu begegnen, wird bei uns großgeschrieben. Ich bin stolz darauf, Teil dieses engagierten Teams sein zu dürfen, und gemeinsam daran zu arbeiten, Kindern, Jugendlichen und ihren Familien die bestmögliche Betreuung im Rahmen der Möglichkeiten der VKKJ anzubieten.
Seit August 2017 ist Claudia Wadsack als medizinische Verwaltungsassistentin ein fester Ankerpunkt im Ambulatorium Amstetten der VKKJ. Nach Stationen in der Buchbranche, der Rechtswissenschaft und der Soziologie hat die gebürtige Wienerin im Mostviertel ihre wahre Berufung als „Leuchtturmwärterin“ gefunden.
Fotos: ©VKKJ
